Ako viesť poradu efektívne?

 

silhouettes-142329_640

Porada je užitočná len vtedy keď sa vedie efektívne a splní svoj účel. Najväčšou chybou pri poradách, ktorej sa vedenie môže dopustiť, že ju zvolávajú len z povinnosti viesť ich v pravidelnom intervale. Prečítajte si pár rád, ktoré vás vyvarujú pred chybami, ktoré sa pri poradách bežne vyskytujú.

 

Zváženie nevyhnutnosti

Niekedy je lepšia krátka a rýchla informačná porada, ako päťdesiat e-mailov od kolegov. Avšak pre zdelenie niektorých informácií často postačí poslať e-mail konkrétnym zamestnancom, ktorých sa to týka a vôbec ich nemusíte rozoberať počas porady s ostatnými kolegami, ktorý do danej veci nie sú vôbec zainteresovaní, a vy ich tak zahŕňate nepodstatnými informáciami alebo stratíte v krátkom čase ich pozornosť.

Poradu zorganizujte len vtedy, ak je nevyhnutná aj spätná väzba zamestnancov alebo skupinovú zhodu nad konkrétnym problémom, ktorý riešite.

Pripravenosť

Ak poradu zvoláte, dôkladne sa na ňu pripravte, pretože pripravenosť je kľúčom k jej úspešnosti. V prvom rade si zadefinujte ciele, ktoré chcete rokovaním dosiahnuť. Oznámte poradu ľuďom, ktorí sa majú na nej zúčastniť a následne si vyhotovte program. S daným programom si zadajte aj čas, ktorý mu chcete venovať, aby ste zbytočne poradu nepredlžovali nepodstatnými témami.

Priebeh porady

Počas porady by ste sa mali pridŕžať vopred zadaného programu a zbytočne neodbočovať od témy. Ak vediete priebeh pokojne prerušte rozhovor skupiny ak sa téma začne uberať nepodstatným smerom, ktorý ste neplánovali. Ak sa tak nestane, plytváte časom a potenciálom účastníkov.

Pri dôležitých zdeleniach pokladajte kontrolné otázky aby ste sa uistili, že účastníci pochopili všetko správne, a či je jasne vymedzené aké úlohy boli zadané a kto je za ich splnenie zodpovedný.

Na záver

Na konci zasadnutia si v krátkosti zopakujte dôležité body, ktoré boli spomenuté. Je podstatné, aby ste sa poďakovali účastníkov za pozornosť, čas a vynaložené úsilie. Dôležité body, opatrenia a zadané úlohy pošlite zúčastneným emailom v prípade, že by si všetko nezapamätali.

 

top