Efektívne vytváranie ponúk?
Mnoho spoločností posiela ponuky svojim zákazníkom cez e-mail. V e-mailovej správe napíšu názov produktu alebo služby, predajnú cenu a ďalšie informácie.
Ďalšia skupina spoločností vytvára svoje ponuky vo Worde alebo v Exceli. V e-mailovej správe potom priložia súbor v prílohe. Ponuky vytvorené vo Worde a v Exceli majú už vhodnú grafickú formu a pre zákazníkov sú prehľadnejšie.
Nevýhoda oboch riešení ale je, že ponuky nie sú zapísané v informačnom systéme. Nad ponukami sa nedajú urobiť žiadne vyhodnotenia, analýzy. Hľadanie v ponukách je skoro nemožné. Ak odíde obchodník zo spoločnosti, tak sa väčšinou stratia všetky informácie o ponukách.
Má to ale aj svoje výhody. Vytváranie ponúk je rýchle (aj keď nie vždy), flexibilné (niekedy stačí len prepísať adresu). Každý obchodník má svoje ponuky, nikto mu ich nevidí (výhoda len pre obchodníka, nie pre spoločnosť).
Aké sú požiadavky na vytváranie ponúk?
Z našich doterajších skúseností sme zistili, že užívatelia majú nasledovné požiadavky.
Jednoduché a rýchle vytváranie ponúk
Požiadavka na rýchle vytváranie ponúk sa dá zabezpečiť vkladaním informácií do ponuky, výberom položiek z databázy. V informačnom systéme použijeme zoznam odberateľov a kontaktné osoby na odberateľov. Ak je odberateľ nový, môžeme vytvoriť novú adresnú kartu (lead), alebo len zapíšeme adresu do ponuky, bez vytvorenia adresnej karty. Pri vytváraní riadkov ponuky použijeme skladové karty, spolu s cenníkmi. Predajné ceny môžeme zmeniť, alebo zapíšeme zľavu alebo skonto. Ku jednotlivým položkám môžeme vkladať doplnkové ľubovoľné údaje do poznámok. Môžeme si zapísať poznámku aj pre seba (internú), ktorá sa na ponuke nezobrazuje. Ponuku môžeme vytvoriť skopírovaním z inej podobnej ponuky. Do ponuky môžeme skopírovať údaje z ľubovoľného dokladu (napr. z faktúry).
Vhodná grafická forma ponúk
Každému grafickému návrhu ponuky by mala predchádzať kompletná analýza potrieb zákazníka. Údaje na ponuke by mali byť zobrazené tak, aby boli ľahko čitateľné, rozložené v logických celkoch a aby ponuka aj dobre vyzerala. Ponuka môže obsahovať aj obrázky. V dnešnej dobe je veľa programov na vytváranie grafických návrhov. My máme veľmi dobrú skúsenosť s programom Crystal Report. Crystal Report je obľúbený program na vytváranie reportov, ktorý umožňuje užívateľovi vytvárať správy z rôznych zdrojov údajov.
Zapisovanie ľubovoľných produktov a služieb do ponúk
Často sa stretávam s požiadavkou, že zákazníci majú široký sortiment produktov a služieb a na všetko nemajú vytvorené skladové karty. Nechcú vytvárať nové skladové karty do číselníka kariet, len kvôli ponukám (zákazník si produkt nekúpi a vytvorená karta mi zostane).
Je niekoľko spôsobov, ako túto požiadavku vyriešiť
Ak nemám vytvorenú skladovú kartu na produkt alebo službu ktorú zákazník požaduje, môžem vytvoriť tzv. textový riadok, do ktorého zapíšem názov ponúkaného produktu alebo služby. Zapíšem predajnú cenu, zľavu, poznámku s doplňujúcimi údajmi. Môžem si zapísať aj dodávateľa a moju nákupnú cenu. Vtedy mi program zobrazí pri textovej položke aj moju maržu alebo rabat. Ak zákazník akceptuje ponuku, potom si vytvorím skladovú kartu, ktorou nahradím textový riadok. Jednoduché ale účinné riešenie.
Rozdelenie ponúk na viac logických častí
Niekedy ponuky obsahujú veľa položiek. Aby zákazník ponuke rozumel, potrebujeme ponuku rozdeliť na niekoľko častí. Každá časť má svoj nadpis a komentár. Do každej časti zapíšeme ponúkané produkty a služby. Ak si ponuku vytlačíte, alebo zobrazíte na obrazovke, ponuka bude rozdelená do jednotlivých logických častí. Za každú časť ponuky bude urobený sumár a na záver ponuky aj celkový sumár za ponuku.
Zapisovanie ľubovoľných textov do ponúk a prikladanie súborov
Ponuky obsahujú nielen zoznam produktov a služieb, ale aj rôzne texty, ktorými chcete ponuku doplniť. Môžete si vytvoriť aj zoznam preddefinovaných textov, ktoré potom vložíte do ponuky. Ku každej ponuke si môžete pripojiť ľubovoľný súbor.
Ochrana informácií
Spoločnosti s viacerými obchodníkmi môžu mať požiadavku, aby si obchodníci nevideli navzájom vytvorené ponuky. Vedúci obchodného oddelenia by ale mal mať prístup ku všetkým ponukám. Je to zriedkavá požiadavka, ale už sme sa s ňou stretli. Riešenie tejto požiadavky sa dá zabezpečiť vhodnými prístupovými právami pre jednotlivých užívateľov.
Vytváranie verzií ponúk
Často sa stáva, že odošlete ponuku zákazníkovi. Keď si ju zákazník prečíta, tak zistí, že potrebuje v ponuke urobiť zmeny. Niektoré položky odstrániť, pridať iné produkty alebo služby, zmena cien alebo zliav, termínu dodania, platobných a dodacích podmienok.
Sú dva spôsoby, ako túto požiadavku vyriešiť:
- Môžem prepísať vytvorenú ponuku, tak ako to zákazník požaduje. Stratím ale informáciu o pôvodnej ponuke.
- Môžem vytvoriť ku ponuke novú verziu ponuky a všetky zmeny zapísať do vytvorenej verzie. Pôvodná ponuka ostane nezmenená.
Schvaľovanie ponúk
V niektorých spoločnostiach požadujú ponuku schváliť pred odoslaním zákazníkovi. Obchodník vytvorí ponuku a vedúci obchodu ju prekontroluje, či ponúkané produkty alebo služby sú správne zapísané. Zároveň schvaľovateľ vidí celkovú hrubú maržu za celú ponuku a aj za jednotlivé položky ponuky. Po schválení ponuky sa môže ponuka odoslať zákazníkovi.
Jednoduché odoslanie ponúk
Ponuky sa najčastejšie posielajú e-mailom, alebo sa vytlačia a osobne doručia zákazníkovi. Poznám obchodníkov, ktorí ponuky zásadne doručujú osobne.
Odosielanie ponúk e-mailom musí byť na dve kliknutia. Prvé kliknutie zabezpečí vytvorenie emailovej správy, v ktorej bude vo formáte PDF vložená vytvorená ponuka, ako príloha. Druhým kliknutím odošlete e-mailovú správu zákazníkovi. Do e-mailovej správy môžete zapísať vlastný komentár.
Analýza a vyhodnotenie ponúk
Nad vytvorenými ponukami je možné urobiť množstvo prehľadov a analýz. Na vytváranie väčšinou používame program Qlik Sence. Je to kvalitný program na vytváranie Business Intelligence štatistík.
Na záver to najdôležitejšie. Ak je ponuka úspešná a zákazník mi pošle objednávku, tak na dve kliknutia vytvorím prijatú zákazku.
