Mať okamžite k dispozícií dokumenty, ktoré zrovna potrebujete je neoceniteľné. Vyhnite sa hľadaniu v archívoch a listovaním v šanónoch, prenesením papierových dokumentov do ich elektronickej podoby. Takto spracované dokumenty získajú kladné vlastnosti, ktoré v papierovej podobe nemali. Vyhľadanie určitého dokumentu sa stane chvíľkovou záležitosťou a ten istý dokument budú môcť čítať viacerí ľudia súčasne. Správa elektronických dokumentov prináša okrem ďalších pozitívnych vlastností, aj pohodlné schvaľovanie.

Správa dokumentov sa primárne používa na úschovu podkladov účtovných dokladov, ale môže pracovať aj nezávisle od magicu. Okrem správy je možné uložené dokumenty zaradiť do schvaľovacieho procesu. Schvaľovateľom je používateľ systému, ktorý môže predložený dokument schváliť, zamietnuť, alebo postúpiť ďalšiemu schvaľovateľovi.
Prístup k dokumentom je riadený zaradením používateľa do skupiny používateľov. Skupiny sa sa definujú administrátorom systému, a každá skupina má prístup len ku zvolenej kategórii dokumentov. Preto jeden používateľ napríklad vidí len faktúry a druhý používateľ má k dispozícii okrem faktúr aj účtovné výkazy alebo firemné zmluvy.
Pre každý dokument sa nastavuje priradenie k číselníkom informačného systému, čo umožňuje ľahké vyhľadanie dokumentu z informačného systému. Číselníky informačného systému ku ktorým sa môžu priradzovať dokumenty:

  • Adresa
  • Nákladové stredisko
  • Nákladová jednotka
  • Projekt
  • Zákazka
  • Sprostredkovateľ
  • FB – doklad
  • FB – doklad v evidencii
  • Karta dlhodobého majetku
  • Karta krátkodobého majetku
  • Karta náradia
  • Žiadanka

Okrem priradenia je možné zapísať k dokumentu poznámku a kľúčové výrazy (tagy). Kľúčové slová sa používajú na vyhľadávanie požadovaného dokumentu.

top