Aký software potrebujú spoločnosti s pobočkami?
Mnoho spoločností zatvorilo svoje pobočky, pretože ich nedokázali riadiť a kontrolovať. Pobočka (obchodné zastúpenie) je niekedy firma vo firme. Spoločnosti s pobočkami v prvom rade musia nájsť zodpovedných pracovníkov, ktorí budú na pobočke pracovať. Zároveň by mali mať aj kvalitný informačný ekonomický systém (ERP), aby mohli nastaviť všetky procesy v spoločnosti a zároveň ich mohli aj kontrolovať.
Na trhu je množstvo informačných ekonomických systémov ERP, ale len niekoľko z nich je aj vhodných pre spoločnosti s pobočkami. Dobrý systém je taký, ktorý obsahuje všetky potrebné funkcie, ktoré spoločnosti s pobočkami potrebujú. Pri zadávaní a prezeraní údajov musia byť obrazovky prehľadné a zrozumiteľné. Veľký dôraz sa kladie na bezpečnosť údajov, pretože do programu vstupujú užívatelia z rôznych miest, väčšinou cez internetové pripojenie. Pri zadávaní údajov do programu musí program kontrolovať dôležité údaje, upozorniť obsluhu pri nesprávne zadaných údajoch, aby údaje v programe boli správne a mali vysokú vypovedateľnú hodnotu.
Veľmi dôležité sú napr. oprávnenia jednotlivých užívateľov, ktorí so systémom pracujú. Každý užívateľ, alebo skupina užívateľov musí mať nastavené také oprávnenia, pomocou ktorých bude vykonávať svoju prácu, ale nebude zasahovať do procesov a stavov, ktoré mu nie sú povolené. Užívateľ môže vidieť len tie údaje, ktoré potrebuje ku svojej práci. Dôležité údaje, ktoré užívateľ zapíše do systému, musia byť ľahko identifikovateľné. S takto nastaveným systémom budú aj užívatelia zodpovednejšie zapisovať údaje do systému.
Pobočky vykonávajú niekoľko základných činnosti.
Predaj
Ak obchodná alebo výrobná spoločnosť vytvorí svoje pobočky, tak väčšinou má na pobočkách aj skladové zásoby. Pobočky tieto zásoby predávajú svojim odberateľom v určitom regióne. Pobočky väčšinou prijímajú objednávky od svojich odberateľov, expedujú zásoby odberateľom a vystavujú dodacie listy a faktúry. Predaj musí byť rýchly a presný. Nič nie je horšie, ako keď prijatú objednávku nesprávne spracujete a vyexpedujete odberateľovi. Následné opravy chýb zbytočne zaťažujú pracovníkov a zároveň zhoršujú obchodné vzťahy. Na skladové zásoby a rezervácie zásob sa musíte stopercentne spoľahnúť.
Objednávanie zásob na pobočke
Pobočka objednáva potrebné zásoby buď na centrálnom sklade spoločnosti alebo u inej pobočky. Pri objednávaní zásoby môže pracovník vidieť voľné zásoby na centrále, prípadne na iných pobočkách. Pobočky môžu nakupovať aj zásoby priamo u dodávateľov. Vtedy vytvoria objednávku, ktorú odošlú dodávateľovi. Objednávanie zásob je veľmi dôležitý proces, ktorý môže dobrý informačný systém značne uľahčiť.
Presun zásob
Pobočka väčšinou svoje zásoby prijíma z centrálneho skladu. Do centrálneho skladu pošle pobočka objednávku. V centrálnom sklade sa automaticky vytvorí prijatá zákazka (odberateľská objednávka) pre pobočku, ktorá poslala objednávku. Pri expedícii zásoby na pobočku sa z prijatej zákazky vygeneruje výdajka presunu na pobočku. Po ukončení výdajky presunu na centrále, sa automaticky vytvorí na pobočke príjemka presunu. Túto príjemku presunu na pobočke skontrolujú pracovníci s dodávkou zásob z centrály. Ak sú zásoby v poriadku, príjemka presunu sa spracuje a skladové zásoby sa automaticky aktualizujú na pobočke. Zásoby sa väčšinou presúvajú medzi centrálou a pobočkami v skladových cenách. Tento proces musí byť jednoduchý, rýchly a ľahko kontrolovateľný. Musí byť nastavený tak, aby neumožňoval vytvoriť chyby, prípadne ich minimalizoval.
Nákup
Nákup je veľmi dôležitý proces v spoločnosti, ktorému je potrebné venovať dôležitú pozornosť. Niektoré pobočky si nakupujú zásoby priamo u dodávateľov. V tomto prípade vytvoria objednávku na dodávateľa. Program by mal pomôcť vytvoriť objednávku pracovníkovi, ktorý je zodpovedný za nákup zásob. Konečné rozhodnutie ale vždy závisí od pracovníka – čo objedná, kde to objedná, za aké ceny a u koho. Pracovníci zodpovední za nákup, potrebujú mať informácie o prijatých objednávkach, o voľných zásobách, o predaji zásob za rôzne obdobia, o už objednaných zásobách u dodávateľoch. Tieto informácie musia byť presne, prehľadné a ľahko získané.
Príjem zásob od dodávateľa sa urobí príjemkou na základe dodacieho listu alebo faktúry od dodávateľa. Pri príjme je vždy potrebné prekontrolovať dodané zásoby podľa objednávok. Touto kontrolou sa minimalizujú chyby pri príjme.
Registračná pokladňa
Niektoré spoločnosti používajú registračné pokladnice na predaj ich tovaru a výrobkov na predajniach alebo priamo zo skladov. Veľa spoločností predáva tovary a výrobky cez faktúry. Registračnú pokladnicu používajú pri úhrade faktúry v hotovosti. V tomto prípade je možné použiť aj virtuálnu registračnú pokladnicu. Virtuálna registračná pokladnica je aplikácia, ktorú Finančné riaditeľstvo SR bezplatne poskytuje podnikateľom. Je určená pre tých, ktorým od 1. apríla 2015 vzniká povinnosť používať registračné pokladnice.
Pokladničná kniha
Pracovníci na pobočkách pracujú s hotovosťou. Príjem do pokladne pri predaji je z registračnej pokladnice alebo pri platbe v hotovosti za vystavené faktúry. Zároveň pobočky platia za rôzne služby, nakupujú kancelársky materiál, rôzne ochranné pomôcky. Uhrádzajú cestovné výdavky, pohonné hmoty, opravy automobilov, alebo platia niektoré dodávateľské faktúry v hotovosti. Aby tieto príjmy a výdaje nemuseli zapisovať napr. do Excel tabuľky, dobrý program by mal obsahovať funkcie na vedenie pokladničnej knihy.
Evidencia a schvaľovanie došlých faktúr
Ak si pobočky nakúpili tovar alebo materiál, prípadne objednali rôzne služby, tak dodávatelia zvyčajne posielajú faktúry na centrálu spoločnosti. Na centrále spoločnosti je ekonomické oddelenie, ktoré tieto faktúry zaúčtuje do účtovníctva. Pred zaúčtovaním dodávateľskej faktúry je ale potrebné, aby tieto faktúry prekontrolovali pracovníci na pobočkách. Až po kontrole a schválení faktúry sa môže faktúra zaúčtovať do účtovníctva a následne uhradiť cez banku prípadne v hotovosti. Celý tento proces sa deje v elektronickej podobe. Ak príde došlá faktúra v papierovej forme, tak sa oskenuje a zapíše sa do knihy došlých faktúr. Ak príde v elektronickej podobe, tak sa súbor priloží do knihy došlých faktúr. Nastaví sa schvaľovací proces a užívatelia dostanú emailovú správu, že majú schváliť dokument. Schvaľovanie môže byť viacstupňové. Tento spôsob práce Vám zabezpečí, že sa už nezabudne na žiadnu faktúru a žiadna faktúra sa nestratí.
Manažérske nástroje na plánovanie a kontrolu
Plánovanie a kontrola je dôležitou funkciou manažmentu zameraná na sledovanie procesov, ktoré v podniku už prebehli, prebiehajú alebo ešte len prebehnú. Výsledky kontroly využívajú manažéri v rozhodovaní v celom procese riadenia spoločnosti. Podstata kontroly spočíva v náročnom a objektívnom hodnotení kontrolovaných procesov. Úlohou kontroly je zisťovanie skutočného stavu, porovnávanie skutočného stavu s plánovaným, zistenie prípadných odchýlok a príčin, vyvodenie záverov a predloženie nápravných opatrení. Na tieto procesy môžeme použiť funkcie Business Intelligence, ktoré inteligentným a veľmi prehľadným a zrozumiteľným spôsobom zobrazujú sledované údaje a stavy.
