Čo je to expedičný príkaz (preddodací list)?
Expedičné príkazy používajú spoločnosti, ktoré majú skladové hospodárstvo. Niekto nazýva expedičný príkaz aj preddodací list alebo vyskladňovací list. Je to dokument, ktorý je vytvorený pred dodacím listom.
Expedičný príkaz sa vytvára z prijatej objednávky od odberateľa.
Podľa expedičného príkazu sa vyskladní tovar alebo výrobky odberateľovi. Po vyskladnení zásob sa z expedičného príkazu vytvorí dodací list alebo faktúra. Expedičné príkazy sa často používajú v riadených skladoch.
Potrebujú všetky spoločnosti expedičné príkazy?
Expedičné príkazy nepotrebujú spoločnosti, ktoré majú dostatočné zásoby, ktorými pokryjú všetky objednávky od svojích odberateľov, nemajú skladové rozdiely medzi účtovnými a fyzickými zásobami a nepotrebujú sledovať stav expedície.
Vyskladňovanie zásob podľa dodacích listov.
Spoločnosti väčšinou vyskladňujú zásoby zo skladu podľa dodacích listov. Z prijatej objednávky vytvoria dodací list. Skladník podľa dodacieho listu pripraví tovar alebo výrobky pre odberateľa. Problémy ale nastanú, ak skladník nemôže podľa dodacieho listu vyskladniť všetky položky z dodacieho listu. Môže byť rozdiel medzi účtovnými a fyzickými zásobami. Niektoré zásoby môžu byť poškodené. Niektoré programy umožňujú prepisovať dodacie listy. Nie som presvedčený, že je to správne. Prepisovanie dodacích listov môže spôsobiť ešte väčšie rozdiely medzi účtovnými a fyzickými zásobami v sklade.
Vyskladňovanie zásob podľa expedičných príkazov.
Aby sme sa vyhli problémom pri vyskladňovaní zásob zo skladu, je vhodné použiť expedičné príkazy.
Expedičný príkaz je vytvorený z prijatej objednávky od odberateľa. Expedičný príkaz sa môže vytvoriť aj z viacerých prijatých objednávok.
Vytvorený expedičný príkaz sa vytlačí. Podľa expedičného príkazu skladník vyskladni zásoby pre odberateľa. Ak niektoré položky skladník nemôže vyskladniť, zapíše rozdiel do expedičného príkazu.
Do expedičného príkazu skladník zapíše aj počet vratných obalov ( napr. palety ). Z upraveného expedičného príkazu sa vytvorí dodací list alebo rovno faktúra. Pri vytváraní dodacieho listu z expedičného príkazu program upozorní obsluhu, že je rozdiel medzi požadovanými a skutočne vyskladnenými zásobami. Nevyskladnené zásoby sa môžu naďalej evidovať v prijatých objednávkach ako nedodané alebo sa označia ako ukončené a už sa nebudú ďalej sledovať ako nedodané.
Vyskladňovanie vážených zásob pomocou expedičných príkazov.
Ak spoločnosti predávajú zásoby, ktoré sa musia pri vyskladnení odvážiť, tak môžu použiť expedičné príkazy.
Na príklade uvediem vyskladnenie vážených zásob.
Spoločnosť prijme objednávku od odberateľa na svoj výrobok napr. na 1 000 kg. Z prijatej objednávky sa vytvorí expedičný príkaz na 1 000 kg. Skladník po odvážení zásoby zapíše do expedičného príkazu 994 kg. Z expedičného príkazu sa vytvorí dodací list alebo faktúra na 994 kg. Váhový rozdiel 6 kg medzi prijatou objednávkou a vyskladnenou zásobou sa označí ako ukončený. Prijatá objednávka sa ukončí a zapíše sa do histórie.
Stavy expedičného príkazu
Expedičný príkaz má niekoľko stavov. Každý stav nás informuje v akom štádiu sa nachádza vyskladňovanie prijatej objednávky.
Stav Nový
Po vytvorení expedičného príkazu z prijatej objednávky má expedičný príkaz stav Nový. Expedičné príkazy so stavom Nový sú pripravené na expedíciu.
Stav Prijatý
Ak skladový operátor alebo skladník ide vyskladňovať zásobu podľa expedičného príkazu, expedičný príkaz sa označí stavom Prijatý.
Stav Vyskladnený
Ak skladový operátor alebo skladník ukončí vyskladňovanie expedičného príkazu a zapíše prípadne rozdiely do expedičného príkazu, tak expedičný príkaz sa označí stavom Vyskladnený. Z vyskladneného expedičného príkazu sa môže vytvoriť dodací list alebo faktúra.
Stav Ukončený
Expedičný príkaz ma stav ukončený, ak je z expedičného príkazu vytvorený dodací list alebo faktúra.
Stav Stornovaný
Ak sa nebudú položky z expedičného príkazu expedovať odberateľovi, expedičný príkaz sa označí ako Stornovaný.
Kedy použiť expedičné príkazy?
- ak predávam zásoby, ktoré je potrebné pri výdaji zo skladu odvážiť
- ak používam rezervácie zásob na odberateľov
- ak vznikajú rozdiely medzi účtovnými a fyzickými zásobami
- ak evidujem výrobné čísla
- ak sledujem šarže
- ak chcem mať podrobnú evidenciu expedície objednávok
- ak nemôžem ( alebo nechcem ) prepisovať dodacie listy
- ak chcem mať expedíciu objednávok pod kontrolou
